Pourquoi vous devez utiliser le Cloud

Pourquoi vous devez utiliser le Cloud


A mon grand désarroi je vois encore trop de gens qui utilisent Microsoft Word ou leurs dossiers d’ordinateur locaux pour trier leurs documents. Quel dommage, que de complications et de temps perdu! J’ai donc souhaité rédiger ce billet afin de présenter le Cloud aux néophytes de la technologie – parce que vraiment, ça m’a changé la vie. Bon, d’accord, peut-être pas tant que ça mais quand même! Voyons pourquoi.

Définition: le Cloud est un service de stockage de données en ligne, comme par exemple Dropbox, iCloud ou Google Drive.

Smartphone café

Impossible de perdre des documents

Combien d’étudiants ont égaré un devoir important la veille de l’échéance suite à un bug d’ordinateur? Personnellement je sais que ceci ne pourra plus jamais m’arriver. J’écris tous mes articles de blog via Google Drive et la sauvegarde se fait de manière automatique, tandis que je rédige, toutes les quelques secondes. Magique.

Les données seront multi-appareils

Vous êtes à la mairie et vous avez oublié la photocopie de votre carte d’identité? Et alors? Comme tout est relié il vous suffit d’aller sur l’app de votre Cloud (indispensable même si elle ne fait pas partie de mes apps adorées) et de retrouver le précieux fichier. Avec la barre de recherche, vous en avez pour 3 secondes.

Adieu les pièces-jointes

Inutile de joindre un fichier par email à un client ou ami puisque grâce au Cloud vous pouvez tout simplement lui ouvrir l’accès en privé. Cela a 3 avantages indéniables: vous économisez de l’espace sur votre messagerie, les messages seront plus rapides à envoyer (car plus légers) et vous ne créez pas de doublon donc c’est un peu écolo (car oui, un email de 1 Mo c’est 19 grammes de CO2!).

La collaboration se fait en simultané

Lorsque vous devez vous répartir les tâches sur un même document avec des collègues ou amis, le travail de groupe est simultané. Vous pouvez les voir taper du texte dans une section particulière et avancer sur la partie suivante en même temps. Tout le monde utilise le même fichier, inutile de mettre à jour la version 7 et de la renommer en V8, cela n’existe plus et c’est tant mieux!

Tout est accessible hors ligne

Le Cloud est indispensable pour les voyages! J’ai failli avoir une expérience désagréable en Indonésie lorsque mon conjoint s’est aperçu qu’il avait oublié sa carte bancaire dans un distributeur automatique de billets. Nous venions de faire 30 minutes d’embouteillages en taxi, autant dire que je n’avais que peu d’espoir de récupérer la carte.

Je me suis immédiatement inquiétée de la sûreté de notre argent mais avant de paniquer j’ai eu le réflexe de prendre mon smartphone et d’aller sur mon app Google Drive. Je n’avais que 3 documents hors ligne, dont un avec le numéro de téléphone d’opposition de ma banque inclus. J’ai passé l’appel. Entre le moment où mon compagnon a réalisé que la carte bancaire était fichue et l’instant où cette affaire n’était déjà plus un souci, il s’est passé 3 minutes.

Si je n’avais pas eu accès au fichier hors ligne (et dans un taxi en route pour la cambrousse!), j’aurais certes résolu l’incident mais sans échapper à un moment stressant: soit avec une jolie facture de mon opérateur de 50€ pour avoir utilisé la 3G à l’étranger sur mon portable, soit en cherchant désespérément un cybercafé au milieu de je-ne-sais-où.

La synchronisation est permanente

Ne vous souciez plus de programmer une sauvegarde et plus besoin de vous demander si la version ordinateur ou mobile est la plus récente: le Cloud gère ces tracas tout seul comme un grand et synchronise tout.

Reveil café

Numériser les documents est facile et rapide

Chaque fois que je reçois une facture ou un courrier à conserver, je le numérise en quelques secondes avec l’app Scanner Pro. J’appuis ensuite sur un bouton qui l’envoie automatiquement vers le dossier “A traiter” de mon Cloud et elle s’efface automatiquement de l’app. Je n’ai ensuite plus qu’à ranger ou jeter la version papier.

Grâce à cela j’ai numérisé bon nombre de mes papiers administratifs. C’est d’une grande aide lorsqu’un membre de ma famille a besoin d’un document alors qu’il n’est pas à domicile. J’entendais encore une amie me dire il y a quelques semaines qu’elle avait dû rentrer chez elle le midi (et perdre 45 minutes) car il lui manquait un papier… Pour ma part je ne m’encombre plus de ce genre de contretemps.

Tout est disponible en local

Non, vous n’avez pas besoin d’aller surwww.dropbox.com ou www.google.com/drive via votre ordinateur afin de gérer vos fichiers. Les choses ont évolué depuis: vous pouvez télécharger votre logiciel de Cloud directement en local sur votre PC ou Mac. Il aura l’allure d’un dossier que vous aurez vous-même créé sauf que la synchronisation sera permanente et automatique. A vous le glisser / déposer!

Carnet stylo

Vous l’avez compris, je suis une fervente admiratrice des Clouds. Que vous optiez pour One Drive, iCloud, Dropbox ou Google Drive ils ont à peu près tous ces fonctionnalités que je vous ai présenté et qui vous offrent sérénité, gain de temps et simplicité. Je ne pourrais pas retourner en arrière.

Astuce: l’espace de stockage étant limité (15 Go maximum par exemple pour Google Drive), je vous conseille d’y déposer des documents plutôt que des photos.

Alors bien sûr la sécurité est toujours un point sensible mais elle peut être renforcée avec la double authentification (le fait qu’il soit impossible de se connecter sans entrer un code reçu sur smartphone – comme pour la paiement bancaire!) et le fait, tout simplement, de ne pas stocker de fichiers trop sensibles, ce qui en soit limite déjà le risque. Si d’ailleurs un adapte de cybersécurité venait à lire cet article je lui serai très reconnaissante de partager ses conseils!

Et vous, comment archivez-vous vos documents? Avez-vous déjà essayé le Cloud?
Crédit bannière: Freepik.

4 commentaires

  • Cléa

    lundi 21 août 2017

    Hello !
    J’avoue que de plus en plus j’utilise Google Drive mais principalement pour l’utilisation multi appareils, ça sauve la vie !! ☺

    Répondre
    • Cocktail Memento

      mardi 22 août 2017

      Oui, c’est d’un réel secours dans certaines situations! 🙂

  • Geekette At Home (@geekettehome)

    mardi 22 août 2017

    super article ! pour ma part je suis une accro a google drive ! tellement pratique et accessible !!

    Répondre
    • Cocktail Memento

      mardi 22 août 2017

      Ravie de trouver une autre fan de Google Drive. 🙂

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